Czego 200 tys. zł w niezapłaconych fakturach nauczyło założyciela dwóch firm

Krzysiek Romaniak prowadzi dwie firmy. Flowmore to agencja marketingowa, która buduje dla klientów sprzedaż wychodzącą, a Energetyczny Projekt modernizuje i buduje domy w całej Polsce. W pierwszych latach obie firmy trafiły na ten sam problem. W pewnym momencie Krzysiek miał około 200 tys. zł w fakturach, których klienci nie zapłacili. Część z nich po prostu zwlekała, część miała własne kłopoty z płynnością, a kilku ogłosiło upadłość, zanim ktokolwiek do nich zadzwonił. Pieniędzy od tych ostatnich nie udało się już odzyskać.

Podczas jednego z webinarów Krzysiek opowiedział, czego go to nauczyło. Zebraliśmy pięć wniosków, które przydadzą się każdemu, kto prowadzi firmę i sam pilnuje płatności.

Dobrze wykonana praca nie gwarantuje zapłaty

Przez pierwsze lata Krzysiek zakładał, że klient, który dostał dobrą usługę, zapłaci w terminie, bo tak robią rozsądni ludzie. Gdy faktura była po terminie, uznawał to za jednorazowe przeoczenie i odkładał telefon na przyszły tydzień. Przyszły tydzień zamieniał się w miesiąc, miesiąc w kwartał, a część faktur stała się nieściągalna, bo klienci zbankrutowali.

Prawo jest po stronie wierzyciela, ale samo z siebie pieniędzy nie przyniesie. Wykonanie pracy i odzyskanie za nią pieniędzy to dwa osobne procesy i każdy trzeba zaplanować.

Windykacja zawsze przegra z pilniejszymi sprawami

W kalendarzu założyciela małej firmy są rozmowy sprzedażowe, rekrutacja, problemy klientów i spotkania z zespołem. Telefon w sprawie faktury sprzed miesiąca jest gdzieś na liście, ale nigdy na jej szczycie. Trudno się dziwić, bo rozmowa sprzedażowa daje szansę na nowy kontrakt, a telefon do dłużnika jest niewygodny i nie wiadomo, czym się skończy.

Każda taka decyzja z osobna ma sens. Powtarzana co tydzień przez dwa lata dała w przypadku Krzyśka około 200 tys. zł zaległości. Jeśli pilnowanie płatności zależy od tego, czy założyciel znajdzie czas, prędzej czy później nikt się nim nie zajmuje. Musi działać według stałych zasad, niezależnie od jego kalendarza. Takich zasad może pilnować oprogramowanie do windykacji, które wysyła przypomnienia według ścieżki ustalonej dla grupy klientów.

Nikt nie lubi dzwonić w sprawie pieniędzy

Gdy problem urósł, w Energetycznym Projekcie Krzysiek przekazał telefony do klientów pracownikom administracji. Przez chwilę to działało, a potem okazało się, że nikt nie lubi tej pracy. Telefony do klientów łatwo było odkładać, a osoby na tym stanowisku często się zmieniały. W rozmowie do naszej historii klienta opisał to tak.

„Ściąganie pieniędzy to praca, do której większość ludzi psychicznie się nie nadaje. Dzwonisz do osób, które źle reagują, a ty musisz zachować stanowczość.”
Krzysiek Romaniak, założyciel Flowmore i współzałożyciel Energetycznego Projektu

Przekazanie ręcznej windykacji komuś innemu przenosi więc problem na osobę, która też będzie ją odkładać.

Najwięcej kosztuje to, czego nie widać w budżecie

Krzysiek szacuje, że ręczna windykacja kosztowała Energetyczny Projekt 5 do 10 tys. zł miesięcznie, licząc kancelarię, abonamenty rejestrów i czas pracowników. To koszt, który da się policzyć. Większe były koszty, których nie widać w żadnym zestawieniu.

• Brak gotówki na okazje, z których firma mogła skorzystać.
• Stres i czas, który jako prezes spędzał na pilnowaniu przelewów.
• Nerwy w zespole, gdy brakowało pieniędzy na wypłaty.
• Gorsze relacje z dostawcami, gdy sam zaczął płacić im z opóźnieniem.

Zysk brutto i nowe przychody śledzi każdy założyciel. Kosztu bałaganu w płatnościach prawie nikt nie liczy, choć widać go w przemęczeniu, odłożonych decyzjach i droższym finansowaniu. Jak go policzyć we własnej firmie, opisaliśmy w tekście o prawdziwym koszcie braku automatyzacji należności.

Rozwiązanie okazało się tańsze, niż zakładał

Gdy Krzysiek zaczął szukać rozwiązania, spodziewał się dużego projektu IT. Moduł windykacyjny do systemu Enova, z którego korzysta Energetyczny Projekt, kosztowałby około 25 tys. zł i wymagałby wielomiesięcznego wdrożenia. Ostatecznie wybrał Sunbay, za który płaci w zależności od liczby obsługiwanych faktur, więc nie musiał wykładać dużej kwoty na start. Dziś przypomnienia i noty odsetkowe wychodzą automatycznie, a windykacja, która kosztowała firmę 5 do 10 tys. zł miesięcznie, przynosi co miesiąc kilka tysięcy złotych z not odsetkowych. Szczegóły znajdziesz w historii Energetycznego Projektu.

Wniosek Krzyśka jest taki, że założyciele zwykle przeceniają koszt i trudność uporządkowania takich procesów. Częściej powstrzymuje ich wyobrażenie o wdrożeniu niż budżet.

Trzy rzeczy do zrobienia

• Nie zakładaj, że klient zapłaci tylko dlatego, że praca została dobrze wykonana. Zaplanuj, co się dzieje przed terminem płatności i po nim.
• Zdejmij pilnowanie płatności z własnej listy zadań i oprzyj je na stałych zasadach, które działają bez twojego udziału.
• Zanim uznasz, że uporządkowanie tego procesu jest za drogie, sprawdź, ile naprawdę by kosztowało.

Jeśli chcesz zacząć od samych przypomnień, skorzystaj z naszych wzorów przypomnień o płatności.