Krzysiek Romaniak prowadzi dwie firmy. Jedną z nich jest Flowmore, agencja B2B, która tworzy dla klientów systemy sprzedaży wychodzącej. Drugą jest Energetyczny Projekt, firma B2C modernizująca i budująca domy w całej Polsce.
Obie firmy, w początkowych latach działalności, napotkały ten sam problem — i niemal doprowadził on każdą z nich do upadku.
Zanim się zorientował, Krzysiek miał około 200 000 PLN zamrożonego kapitału w niezapłaconych fakturach. Niektórzy klienci po prostu zwlekali. Inni mieli prawdziwe problemy z płynnością finansową. A jeszcze inni – ci, od których nigdy nie odzyskał pieniędzy – ogłosili upadłość, zanim zdążył wykonać pierwszy telefon przypominający.
Podczas niedawnego webinaru Krzysiek przedstawił lekcje, których nauka kosztowała go mniej więcej tyle, co małe mieszkanie. Warto je przyswoić, zanim zapłacisz taką samą cenę.
Lekcja 1: „Wykonaliśmy pracę, więc zapłacą” to mit, w który wierzą założyciele firm
Najwcześniejszy błąd jest jednocześnie najbardziej komfortowy psychologicznie: przekonanie, że dobrze wykonana praca gwarantuje zapłatę.
Prawnie tak. Operacyjnie nie.
Krzysiek przyznaje, że przez pierwsze kilka lat zakładał, iż klienci, którzy otrzymali wysokiej jakości usługi, zapłacą na czas, bo tak postępują rozsądni ludzie. Kiedy faktury stawały się przeterminowane, zakładał, że to jednorazowe przeoczenie. Mówił sobie: „Zajmę się tym w przyszłym tygodniu”.
Z przyszłego tygodnia robił się przyszły miesiąc. Z przyszłego miesiąca – przyszły kwartał. A ostatecznie część tych faktur stała się trwale nieściągalna, ponieważ klienci, których dotyczyły, zbankrutowali.
Lekcja: dobrze wykonana praca i otrzymanie za nią zapłaty to dwie zupełnie odrębne dyscypliny operacyjne. Jedna nie prowadzi automatycznie do drugiej. Obie buduje się świadomie.
Lekcja 2: Zawsze jest coś ważniejszego niż windykacja (i w tym tkwi problem)
Każdy założyciel firmy zatrudniającej mniej niż 50 osób zna to uczucie: kalendarz jest wypełniony po brzegi rozmowami sprzedażowymi, przeglądami produktów, rekrutacją, eskalacjami klientów i spotkaniami strategicznymi. Monitorowanie przeterminowanych faktur jest gdzieś na liście, ale nigdy nie trafia na sam szczyt.
To nie lenistwo. To racjonalna ekonomia. Rozmowa sprzedażowa ma jasne, ekscytujące korzyści. Monitorowanie 30-dniowej przeterminowanej faktury wiąże się z niejasnymi, niezręcznymi konsekwencjami. Oczywiście założyciel wybiera rozmowę sprzedażową.
Problem polega na tym, że ta racjonalna decyzja, powtarzana co tydzień przez dwa lata, kumuluje się w problem 200 tysięcy. Każde pojedyncze odroczenie jest uzasadnione. Skumulowany efekt jest katastrofalny.
Lekcja: wszystko, co zależy od ręcznej uwagi założyciela, zawsze przegra z zadaniami o wyższym priorytecie. Jeśli chcesz, aby windykacja faktycznie działała, nie może ona znajdować się na liście zadań założyciela. Musi istnieć w systemie, który działa bez twojego udziału.
Lekcja 3: Ręczna windykacja to praca, której nikt nie chce
Kiedy Krzysiek w końcu spróbował rozwiązać problem, zatrudnił personel administracyjny do obsługi telefonów. To działało, ale krótko. Potem odkrył coś, czego się nie spodziewał: nikt w jego zespole nie lubił dzwonić w sprawie windykacji. Rotacja na tym stanowisku była wysoka. Ludzie robili absolutne minimum.
To nie jest problem specyficzny dla Krzyśka. Jest uniwersalny. Dzwonienie do klienta z prośbą o pieniądze to jedno z najbardziej obciążających psychicznie zadań w biznesie. Łączy w sobie dyskomfort społeczny, strach przed konfrontacją, obawy o relacje i presję odpowiedzialności za wynik. Nawet w dedykowanych zespołach finansowych jest to zazwyczaj zadanie, które ludzie najpierw odkładają lub delegują.
Lekcja: nawet gdy delegujesz ręczne ściąganie należności, delegujesz zadanie, któremu ludzie aktywnie się opierają. Wyniki zawsze będą niższe, niż przewidywałbyś na papierze.
Lekcja 4: Koszty pojawiają się wszędzie, z wyjątkiem pozycji w rachunku zysków i strat, którą obserwujesz
Krzysiek szacuje, że w szczytowym momencie chaosu w Energetycznym Projekcie firma wydawała od 5 000 do 10 000 PLN miesięcznie na prawników i czas administracyjny związany z przeterminowanymi fakturami.
To jest koszt widoczny. Koszty niewidoczne były większe:
- Ograniczenia płynności finansowej, które uniemożliwiły mu wykorzystanie szans
- Stres i obciążenie czasowe w jego roli CEO
- Spadek morale zespołu za każdym razem, gdy brakowało pieniędzy na wypłaty
- Utrata zaufania u dostawców, gdy jego własne płatności się opóźniały
Założyciele śledzą zysk brutto. Założyciele śledzą nowe przychody. Niewielu założycieli wyraźnie śledzi „koszt chaosu w przepływach pieniężnych”. Ale to się objawia — w wypaleniu zawodowym, w opóźnionych ruchach strategicznych, w presji na przyjęcie nieoptymalnego finansowania.
Lekcja: koszt finansowy nieskutecznej windykacji to najmniejsza część rzeczywistych szkód. Koszt strategiczny jest większy. Koszt osobisty jest jeszcze większy.
Lekcja 5: Rozwiązanie jest tańsze, niż myślisz
Kiedy Krzysiek w końcu zaczął szukać rozwiązań, zakładał, że automatyzacja oznacza moduł ERP za 25 000 PLN od dostawcy takiego jak Enova, wymagający kwartału pracy wewnętrznego działu IT i zakłócający sposób pracy wszystkich.
To, co faktycznie znalazł, to narzędzie SaaS, którego konfiguracja zajęła kilka dni, które naliczało opłaty za przetworzoną fakturę i które niemal natychmiast zaczęło redukować przeterminowane należności.
„Obawiałem się, że to będzie trzymiesięczny projekt kosztujący dziesiątki tysięcy. Zrobiliśmy to w kilka dni.”
Lekcja: założyciele konsekwentnie przeceniają koszt i złożoność naprawy problemów systemowych. Powodem, dla którego większość firm nie rozwiązuje chaosu w windykacji, nie jest budżet. To przestarzałe modele myślowe dotyczące tego, jak wygląda wdrożenie.
Co kupiło 200 tys. zł
Lekcje Krzyśka kosztowały go około 200 000 PLN. Twoje nie muszą.
Trzy rzeczy, po kolei:
- Przestań zakładać, że zasada „wykonaliśmy pracę, więc zapłacą” zapewni stabilne przepływy pieniężne. Nie zapewni.
- Przestań umieszczać windykację na swojej osobistej liście zadań. Zawsze przegra w walce o priorytety.
- Przestań zakładać, że rozwiązanie jest drogie i powolne. Nowoczesna automatyzacja to kwestia dni, nie kwartałów; subskrypcje, nie wydatki kapitałowe.
Założyciele, którzy szybko się tego nauczą, zachowują swój kapitał obrotowy. Założyciele, którzy uczą się tego powoli, finansują czyjeś postępowanie upadłościowe.
Zdecyduj, którym chcesz być.
.svg)