Privacy Policy

___________________________________________ZAŁĄCZNIK NR 1 DO WARUNKÓWUMOWA POWIERZENIA DANYCH OSOBOWYCH__________________________________________POSTANOWIENIA OGÓLNEIlekroć w niniejszej Umowie Powierzenia poniższe wyrażenia są pisane wielką literą, mają one znaczenie określone poniżej.Dane osobowe lub Daneoznaczają dane osobowe zdefiniowane w art. 4 pkt 1 RODOAdministratoroznacza Klienta w rozumieniu Warunków – podmiot składający Zamówienie, na rzecz którego świadczone są UsługiStronaoznacza Przetwarzającego lub Administratora indywidualnie, odpowiednio pojęcie „Strony” oznacza Administratora i Przetwarzającego łącznieNaruszenie oznacza naruszenie ochrony danych osobowych zdefiniowane w art. 4 pkt 12 RODOUmowa Powierzeniaoznacza niniejszą umowę powierzeniaPrzetwarzającyoznacza SUNBAY spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Warszawie pod adresem: Aleja „Solidarności” 68/121, 00-240 Warszawa, wpisaną do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0001162418, posiadającą numery NIP: 5253039578 i REGON: 541206808 oraz kapitał zakładowy w wysokości 5.100,00 zł, której akta rejestrowe przechowuje Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru SądowegoIlekroć Umowa Powierzenia odwołuje się do pojęć zdefiniowanych w Warunkach, należy je rozumieć, zgodnie z definicją przyjętą w Warunkach.O ile postanowienia niniejszej Umowy Powierzenia bezpośrednio lub pośrednio nie stanowią inaczej, definicje, które odnoszą się do terminu w liczbie mnogiej, odnoszą się również do tego terminu w liczbie pojedynczej i odwrotnie. W przypadku jakiegokolwiek konfliktu, niespójności lub rozbieżności pomiędzy Umową Powierzenia a Warunkami, postanowienia zawarte w Umowie Powierzenia będą miały pierwszeństwo. POWIERZENIE DANYCH OSOBOWYCHAdministrator powierza Przetwarzającemu Dane osobowe wskazane w załączniku nr 1 do Umowy Powierzenia, do przetwarzania na zasadach i w celu określonym w Umowie Powierzenia. Cel i zakres powierzenia przetwarzania danych osobowych ogranicza się do zadań i czynności koniecznych do wykonania Umowy. Umowa Powierzenia nie obejmuje przetwarzania przez Przetwarzającego danych dotyczących wpłat w zakresie niezbędnym do naliczenia, rozliczenia i dochodzenia Opłat; w tym zakresie Przetwarzający działa jako odrębny administrator. Przetwarzanie danych osobowych następować będzie według zasad określonych w Umowie i RODO. Przetwarzający zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora, chyba że obowiązek taki nakłada na niego obowiązujące prawo krajowe lub unijne; w takim przypadku przed rozpoczęciem przetwarzania Przetwarzający, informuje Administratora o tym obowiązku prawnym, przy czym za takie udokumentowane polecenie uważa się postanowienia Umowy i Umowy Głównej.Przetwarzającemu nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu wykonywania czynności określonych w Umowie, poza wynagrodzeniem, które wynika z Umowy Głównej, chyba że Umowa lub Umowa Powierzenia wyraźnie wskazuje inaczej.Przetwarzanie danych osobowych będzie wykonywane w okresie obowiązywania Umowy. Jeżeli Strony będą związane kilkoma Umowami związanymi z powierzeniem przetwarzania danych osobowych, czas przetwarzania trwa do wygaśnięcia ostatniej z nich.Przetwarzający oświadcza, że zapewnia wystarczające gwarancje wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających odpowiedni stopień bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku związanemu z przetwarzaniem Danych osobowych tak, aby przetwarzanie spełniało wymogi RODO oraz w sposób rzeczywisty chroniło prawa osób, których Dane dotyczą.Administrator oświadcza, że jest uprawniony do przetwarzania Danych osobowych w zakresie, w jakim je powierza do przetwarzania Przetwarzającemu, w tym w szczególności, że dopełnił wszelkich czynności wymaganych RODO i innym obowiązującymi przepisami prawa oraz że dysponuje odpowiednią podstawą prawną ich przetwarzania.ZAKRES I CEL POWIERZENIAPowierzone dane osobowe przetwarzane będą co do zasady w systemach informatycznych Przetwarzającego, a w formie papierowej jedynie wówczas, gdy okaże się to niezbędne do wykonania Umowy.Przetwarzanie powierzonych danych osobowych ma charakter ciągły. Podmiot Przetwarzający oświadcza, że dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że w Umowie Powierzenia wyraźnie wskazano inaczej. W przypadku planowanego przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Przetwarzający niezwłocznie poinformuje Administratora o tym fakcie, w celu podjęcia przez niego decyzji co do rozpoczęcia przetwarzania danych oraz w celu uzgodnienia działań niezbędnych do zapewnienia zgodności przetwarzania danych osobowych z odpowiednimi przepisami prawa bądź zakończenia przetwarzania danych osobowych.OBOWIĄZKI PRZETWARZAJĄCEGOPrzetwarzający zobowiązuje się dołożyć należytej staranności przy przetwarzaniu powierzonych Danych osobowych.Przetwarzający ponosi odpowiedzialność za działania swoich pracowników i innych osób, przy pomocy których przetwarza powierzone Dane osobowe, jak za własne działanie i zaniechanie.Przetwarzający zobowiązuje się do nadania upoważnień do przetwarzania Danych osobowych wszystkim osobom, które będą przetwarzały powierzone mu Dane w celu realizacji niniejszej Umowy Powierzenia oraz ich przeszkolenia z zakresu ochrony Danych. Zapewnia również, że osoby przez niego upoważnione do przetwarzania zostaną zobowiązane do zachowania w tajemnicy przetwarzanych Danych osobowych, chyba że będą to osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy na podstawie obowiązującego prawa. Przetwarzający po zakończeniu świadczenia Usług związanych z przetwarzaniem powierzonych mu Danych według decyzji Administratora zwraca Administratorowi Dane Osobowe oraz usuwa wszelkie ich istniejące kopie lub przesyła potwierdzenie ich zniszczenia w formie elektronicznej, chyba że prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego nakazują przechowywanie Danych osobowych.Przetwarzający zobowiązany jest do stosowania wszelkich adekwatnych do poziomu ryzyka środków technicznych i organizacyjnych zabezpieczających Dane osobowe na zasadach określonych w art. 32 RODO.W miarę możliwości, Przetwarzający pomaga Administratorowi w niezbędnym zakresie wywiązywać się z obowiązków określonych w art. 32-36 RODO.Przetwarzający zawiadamia Administratora o stwierdzonym Naruszeniu bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 48 godzin od jego stwierdzenia. Zawiadomienie następuje w formie dokumentowej na adres e-mail Administratora wskazany w Zamówieniu lub Koncie i zawiera co najmniej: opis charakteru Naruszenia, w tym, w miarę możliwości, kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, oraz kategorie i przybliżoną liczbę wpisów danych osobowych, których dotyczy Naruszenie;imię i nazwisko oraz dane kontaktowe punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji; opis możliwych konsekwencji Naruszenia; opis środków zastosowanych lub proponowanych w celu zaradzenia Naruszeniu, w tym w stosownych przypadkach środków w celu zminimalizowania jego negatywnych skutków. Jeżeli przekazanie wszystkich informacji jednocześnie nie jest możliwe, Przetwarzający przekazuje je sukcesywnie, bez zbędnej zwłoki, w miarę ich pozyskiwaniaPrzetwarzający zobowiązuje się pomagać Administratorowi poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w wywiązywaniu się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, w zakresie wykonywania ich praw określonych w rozdziale III RODO. Przetwarzający udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwi Administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich. Koszty audytu ponosi każda ze Stron we własnym zakresie. Administrator zobowiązany jest do zachowania w poufności wszelkich informacji uzyskanych w związku z przeprowadzanym audytem, w tym wyników audytu. Zobowiązanie do poufności obowiązuje przez okres obowiązywania Umowy powierzenia oraz przez okres 5 lat po jej zakończeniu. Przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem wydane mu polecenie stanowi naruszenie niniejszego rozporządzenia lub innych przepisów Unii lub państwa członkowskiego o ochronie danych.DALSZE POWIERZENIE I TRANSFER POZA EOGAdministrator udziela zgody Przetwarzającemu na dalsze powierzenie przetwarzania Danych osobowych dalszym podmiotom przetwarzającym, których lista jest wskazana w załączniku nr 2 do Umowy Powierzenia.Dalsze powierzenie, o którym mowa w pkt 5.1 powyżej, ma na celu wyłącznie zagwarantowanie prawidłowego oraz bezpiecznego działania Systemu i świadczenia Usług zgodnie z Umową.Przetwarzający poinformuje Administratora o zmianie w zakresie dalszego powierzenia, poprzez zmianę załącznika nr 2 i wiadomość mailową. Administrator uprawniony jest do zgłoszenia sprzeciwu co do zamiaru przekazania danych osobowych do przetwarzania dalszemu przetwarzającemu w ciągu 7 dni od otrzymania stosownej informacji o zamiarze przekazania danych dalszemu przetwarzającemu. Z chwilą zgłoszenia sprzeciwu przez Administratora, Przetwarzający traci prawo powierzenia danych osobowych dalszemu przetwarzającemu objętemu sprzeciwem. W przypadku zgłoszenia sprzeciwu Strony w dobrej wierze podejmą w terminie 14 dni uzgodnienia zmierzające do wypracowania rozwiązania alternatywnego umożliwiającego dalsze świadczenie Usług bez udziału subprocesora objętego sprzeciwem. Jeżeli rozwiązanie takie nie jest możliwe lub wiązałoby się dla Przetwarzającego z nieproporcjonalnymi trudnościami lub kosztami, w szczególności gdy sprzeciw dotyczy subprocesora niezbędnego do świadczenia Usług (np. dostawcy infrastruktury hostingowej), Przetwarzający może wypowiedzieć Umowę Główną w części lub w całości ze skutkiem na koniec bieżącego Okresu Rozliczeniowego, bez odpowiedzialności z tytułu takiego wypowiedzenia. Do czasu wejścia w życie sprzeciwu albo rozwiązania Umowy Przetwarzający może kontynuować korzystanie z dotychczasowego subprocesora.Przed rozpoczęciem przetwarzania Danych osobowych przez dalszego przetwarzającego, Przetwarzający potwierdzi, że dalszy przetwarzający jest w stanie zapewnić poziom ochrony danych osobowych wymagany na podstawie postanowień niniejszej Umowy Powierzenia oraz spełniający wymogi wynikające z RODO.W przypadku dalszego powierzenia, podstawą przetwarzania będzie umowa, w której dalszy przetwarzający zobowiąże się do wykonania tych samych obowiązków, które na mocy Umowy i RODO nałożone są na Przetwarzającego.Przetwarzający ponosi odpowiedzialność wobec Administratora za niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków przez dalszego przetwarzającego ciążących na nim z mocy stosowanych przepisów prawa lub stosunku umownego. Przetwarzający nie będzie przekazywał Danych osobowych poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego, chyba że uzyska w tym zakresie odrębne zezwolenie Administratora, którego Administrator nie odmówi bez uzasadnionych przyczyn, a taki transfer będzie odbywać się w zgodzie z przepisami RODO. W każdym wypadku przekazanie odbywać się będzie wyłącznie w celu realizacji Umowy. ODPOWIEDZIALNOŚĆ Podmiot przetwarzający jest odpowiedzialny za udostępnienie lub wykorzystanie Danych osobowych niezgodnie z treścią niniejszej Umowy Powierzenia, a w szczególności za udostępnienie powierzonych do przetwarzania danych osobowych osobom nieupoważnionym.Przetwarzający odpowiada za rzeczywiste szkody spowodowane przetwarzaniem Danych osobowych w sposób naruszający przepisy RODO, w zakresie w jakim nie dopełnił obowiązków nałożonych na niego przez RODO lub gdy działał poza zgodnymi z prawem instrukcjami Administratora lub wbrew tym instrukcjom, przy czym łączna odpowiedzialność Przetwarzającego w związku z przetwarzaniem Danych osobowych na podstawie Umowy powierzenia ograniczona jest do wysokości wynagrodzenia zapłaconego Przetwarzającemu na podstawie Umowy Głównej w trakcie ostatnich 6 miesięcy licząc od dnia powstania szkody, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej.POSTANOWIENIA KOŃCOWEZmiana Umowy Powierzenia jest możliwa wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności, z wyjątkiem pkt 7.2 Umowy Powierzenia, w którym przewidziano inną formę dokonywania zmian.Zmiana Umowy Powierzenia możliwa jest w oparciu o oświadczenie Przetwarzającego, złożone Administratorowi w formie dokumentowej (w tym e-mailowej). Zmiana jest skuteczna, jeśli Administrator nie sprzeciwi się jej w terminie 7 dni od otrzymania oświadczenia Przetwarzającego, przy czym zmiana Umowy Powierzenia w sposób określony w zdaniu poprzedzającym nie będzie prowadzić do rozszerzenia obowiązków lub ograniczenia uprawnień Administratora, w tym w szczególności nie będzie prowadzić do zmiany wysokości wynagrodzenia wynikającego z Umowy Powierzenia.Poniższe załączniki do Umowy Powierzenia stanowią integralną część Umowy Powierzenia. Zmiany załączników do Umowy Powierzenia nie stanowią zmiany jej treści:Załącznik nr 1 – Zakres i charakter powierzenia danych.Załącznik nr 2 – Lista dalszych podmiotów przetwarzających.Wszelkie spory mające związek z Umową powierzenia będą rozstrzygane przez sąd właściwy zgodnie z Umową główną. Niniejsza Umowa podlega wyłącznie prawu polskiemu. Załącznik nr 1 do Umowy Powierzenia – Zakres i charakter powierzenia danychKategorie osób, których Dane dotyczą Użytkownicy (pracownicy i współpracownicy Administratora, niezależnie od podstawy prawnej współpracy, korzystający z Systemu) oraz dłużnicy i kontrahenci Administratora będący osobami fizycznymi, a także reprezentanci, pełnomocnicy i osoby kontaktowe dłużników i kontrahentów Administratora, których dane Administrator wprowadza do Systemu w związku z obsługą należnościKategorie Danych Dane osobowe zwykłych kategorii, obejmujące: imię i nazwisko, dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny), numer NIP lub PESEL (o ile przekazany przez Administratora), dane dotyczące należności (numer i kwota faktury, terminy płatności, salda, historia wpłat), treść i metadane komunikacji prowadzonej za pośrednictwem Systemu (wiadomości e-mail i SMS, nagrania i transkrypcje połączeń AI Call, notatki), a w odniesieniu do Użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail, stanowisko, dane logowania.Charakter przetwarzaniaZbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie,  wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.Załącznik nr 2 do Umowy – Lista dalszych podmiotów przetwarzającychNazwa podmiotu przetwarzającegoSiedziba, adresKraj przetwarzania i podstawa przekazaniaMicrosoft Ireland Operations LimitedOne Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, D18 P521, IrlandiaUnia Europejska (EOG); przekazania w grupie: standardowe klauzule umowne / EU-US DPFGoogle Ireland LimitedGordon House, Barrow Street, Dublin 4, D04 E5W5, IrlandiaUnia Europejska (EOG); Google Workspace: możliwe Stany Zjednoczone; przekazania w grupie: standardowe klauzule umowne / EU-US DPFTwilio Ireland Limited25-28 North Wall Quay, Dublin 1, D01 H104, IrlandiaUnia Europejska (EOG)LINK Mobility Poland sp. z o.o.ul. Toszecka 101, 44-117 Gliwice, PolskaPolskaFunctional Software, Inc. (Sentry)45 Fremont Street, 8th Floor, San Francisco, CA 94105, Stany ZjednoczoneNiemcy; dostęp z terytorium Stanów Zjednoczonych: EU-US DPFPostHog, Inc.2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, Stany ZjednoczoneNiemcy; dostęp z terytorium Stanów Zjednoczonych: EU-US DPFUserback Pty Ltd9 Aspire Street, Rochedale, QLD 4123, AustraliaAustralia; standardowe klauzule umowneElevenLabs, Inc.169 Madison Avenue #2484, New York, NY 10016, Stany ZjednoczoneStany Zjednoczone; EU-US DPF; wyłącznie w zakresie AI CallPrzekazania wskazane w tabeli powyżej stanowią wyraźne wskazanie, o którym mowa w pkt 3.3 Umowy Powierzenia, i uznaje się je za zatwierdzone przez Administratora w rozumieniu pkt 5.8 Umowy Powierzenia.