TL;DR: Główna przyczyna spóźnionych płatności w agencjach to chaos procesu: wiele klientów, różne narzędzia, brak jasnych zasad i szablonów przypomnień. Uporządkuj politykę płatności, zbierz właściwe kontakty po stronie klienta, wdroż trzy poziomy przypomnień i prostą eskalację. Na końcu pokazujemy, jak zautomatyzować to bez wymiany Twoich systemów.
Dla kogo?
Dla właścicieli i operacyjnych w agencjach marketingowych (performance, kreatywne, social, SEO/SEM), które:
- obsługują 10–100+ klientów,
- wystawiają kilkanaście–kilkaset faktur miesięcznie,
- mają dość ręcznego „gonienia” przelewów i chaotycznych excelów.
Dlaczego faktury nie są płacone na czas (po ludzku)
- Rozproszenie narzędzi – CRM, fakturowanie, e-mail i Slack żyją osobno.
- Brak właściciela procesu – „ktoś się przypomni” = nikt nie pilnuje całości.
- Niejasne zasady – klient nie wie dokładnie, kiedy i jak płaci ani co się dzieje po terminie.
- Ręczne przypomnienia – każdy e-mail pisany od zera = opóźnienia i zmęczenie.
- Zero eskalacji – brak z góry ustalonego „następnego kroku”.
Skutek: zamrożona gotówka, stres w zespole, spadek jakości obsługi.
7 dobrych praktyk do wdrożenia od razu
1) Spisz politykę płatności (krótko).
Termin (np. 7/14 dni), forma płatności, dane do przelewu, co dzieje się po terminie.
2) Zbieraj właściwe kontakty u klienta.
Zawsze: finanse/księgowość i decydent. Trzymaj 2–3 adresy.
3) Wystawiaj i wysyłaj faktury „po zdarzeniu”.
Po akceptacji zlecenia czy raporcie — idzie faktura, nie „jutro”.
4) Zdefiniuj trzy poziomy przypomnień.
- D+3:(3 dni po terminie) uprzejme, krótkie.
- D+7: rzeczowe, z propozycją pomocy (duplikat, link).
- D+14: formalne, z informacją o kolejnym kroku.
5) Ustal eskalację bez emocji.
D+21: zapowiedź wstrzymania prac/opłat zgodnie z umową.
D+30: formalne wezwanie lub nota odsetkowa.
6) Jedno źródło prawdy.
Prosty dashboard: liczba/kwota zaległości, wiek, właściciel, następny krok.
7) Minimum pracy manualnej.
Człowiek wchodzi tylko przy wyjątkach (spór, korekta). Reszta to automatyczne reguły.
Szablony przypomnień (kopiuj-wklej)
D+3 (uprzejme):
Dzień dobry,
przypominamy o fakturze [nr] na kwotę [kwota] z terminem [data].
Jeśli potrzebny jest duplikat lub korekta, proszę dać znać.
Pozdrawiam,
[Imię]
D+7 (rzeczowe):
Cześć,
faktura [nr] nadal oczekuje na płatność.
Jeśli potrzebujecie możemy wysłać PDF/duplikat lub link do płatności.
Daj proszę znać, kiedy przelew zostanie zlecony. Dzięki!
Pozdrawiam,
[Imię]
D+14 (formalna):
Dzień dobry,
to ostatnie przypomnienie o fakturze [nr].
W przypadku braku płatności do [data] zostanie wystawiona nota odsetkowa.
Prosimy o potwierdzenie terminu płatności.
Pozdrawiam,
[Imię]
Jak mierzyć poprawę (proste wskaźniki)
- Średnie opóźnienie (dni po terminie) – ma spadać.
- % faktur po terminie – mniejszy tydzień do tygodnia.
- Godziny na „gonienie” – ile czasu zajmują przypomnienia.
- Kwota zamrożona – suma należności po terminie.
Jak to ogarnąć w praktyce (automatycznie)
Jeśli nie chcesz budować tego ręcznie, możesz to zautomatyzować bez wymiany obecnych narzędzi:
- automatyczna wysyłka faktur do klientów od razu po podpisaniu kontraktu,
- przypomnienia e-mail/SMS wg reguł (D+3, D+7, D+14…),
- eskalacja (Noty Odsetkowe, Wpisy do KRD) i powiadomienia tylko przy wyjątkach,
- integracje z Twoim CRM, pocztą i systemem faktur.
Tak działa Sunbay. W praktyce wdrożenie to 3 kroki:
- Podłączamy Twój system księgowy lub excela i e-mail.
- Ustalamy reguły i szablony wiadomości z waszym brandingiem.
- Włączamy automatyzację — Ty reagujesz tylko na wyjątki.
Jeśli chcesz zobaczyć to na swoich danych - umów się na spotkanie na stronie sunbay.io.
Mini-słowniczek
- Opóźniona faktura – dokument po terminie płatności (D+1 = dzień po terminie).
- Eskalacja – z góry określony „następny krok” (bardziej formalny ton, nota odsetkowa).
- Wyjątek – sytuacja zatrzymująca automatyzację (spór, błąd, korekta).
Checklista
- Polityka płatności w umowie i na fakturze (termin, forma, konsekwencje).
- Kontakty: account + finanse + decydent po stronie klienta.
- 3 szablony przypomnień + ścieżka eskalacji
- Wysyłka faktur „po zdarzeniu”.
- Dashboard: liczba/kwota zaległości, wiek, właściciel, następny krok.
- Jedna osoba właścicielem procesu; automatyzacja robi resztę.
No Comments.